Organisation, Struktur, Werkzeuge und Kompetenzen

Warum sollte man in Betracht ziehen agile Arbeitsweisen einzuführen und was braucht man dazu? Wem und wie nutzt Scrum, Kanban, OKR und Co.?

In einem etwas umfangreicheren Beitrag, der in zwei Teile geteilt ist, sprechen wir darüber, wie und wo genau die Vorteile agiler Arbeitsweisen und der dazugehörigen digitalen Werkzeuge liegen. In diesem Artikel (Teil 1) geht es um die Wirkung und Effekte, die sich dadurch entfalten können, sowie um einige Erfahrungswerte, wie welche Werkzeuge dazu Beiträge leisten können.

Wie können agile Arbeitsweisen wirksam werden und welche digitalen Werkzeuge helfen dabei?

Agiles = bewegliches Arbeiten ist die Antwort auf die Notwendigkeit, auf ständig wechselnden Bedingungen und Anforderung flexibel und schnell reagieren zu können. Dabei gilt es, sich von starren Hierarchien und zähnen Entscheidungswegen zu verabschieden, und somit Flaschenhälse unterschiedlichster Art (organisatorisch, technisch, lieferantenbezogen, uvm.) zu vermeiden. 

Die Mitarbeitenden werden so auch unter stark wechselnden Umständen und Bedingungen (auch VUCA Umfeld genannt s.u.) handlungsfähig bleiben sowie effizient und zielorientiert arbeiten können. VUCA ist eine Abkürzung aus „volatile, uncertain, complex, ambiguous“ oder auf Deutsch „wechselhaft, unsicher, mehrdeutig, komplex.“

Die aktuelle COVID-19 Pandemie ist ein gutes Beispiel dafür, wie diese Bedingungen sich in einem globalen Ereignis zeigen können. Sehr viel häufiger treten allerdings solche Bedingungen branchenspezifische oder in einer Region auf. Auch ein Unternehmensbereich oder sogar nur einen Schlüsselbereich kann mit solchen Bedingungen zu tun haben, bei denen sich agile Arbeitsweisen als förderlich, mitunter sogar als „rettend“ erweisen.

In Szenarien, in denen klassische Kontroll- und Steuerungsstrukturen überlastet sind, Flaschenhälse dominieren und Mitarbeiter*innen auf sich selbst und ihre Kompetenzen zurückgeworfen werden, ist Selbstorganisation und Handlungsautonomie mit klaren Korridoren und Orientierungsgrößen von enormem Vorteil. Genau dies bietet agiles Arbeiten.

Die Verwirklichung, von auf diese Weise strukturierten Arbeitsbedingungen, steht und fällt mit den folgenden Faktoren:

Funktionierendes Wissensmanagement

• Mitarbeiter*innen müssen Informationen selbstständig recherchieren und auffinden bzw. je nach Freigabelevel und Art der Information auch ergänzen können.
• Informationen sind themen- und nicht personengebunden vorhanden. Zustände in denen nur bestimmte Personen Zugriff haben, gehören der Vergangenheit an.
• Mit entsprechender Routine und klaren Strukturen/Leitlinien können Mitarbeiter*innen (neue) Erkenntnisse der Wissensdatenbank selbstständig hinzufügen. Je nach Organisation so, dass Vorgesetzte oder Fachexperten benachrichtigt werden und die Informationen erst freigeben müssen oder in Revision geben können.
• Klare, themenbezogene Strukturen, die es allen Mitarbeiter*innen ermöglichen, an den Informationen – möglichst von zuhause, unterwegs oder dem Arbeitsplatz aus zu partizipieren und beizutragen. Das verlangt klare, saubere Strukturen und Zuständigkeiten bzw. dass Mitarbeiter*innen Kuratoren-Rollen für Wissensbereiche übernehmen.
• Auf diesem Weg werden aktuelle Regelungen und Entwicklungen (technische, organisatorische Verhaltensregeln etc.) sofort direkt auffindbar und sollte man etwas nicht finden, kann man immer noch die Auskunft des jeweiligen Themenführers einholen.

ERFAHRUNGSWERTE:

Confluence Wiki von Atlassian ist sehr zu empfehlen. Eine sehr gute Möglichkeiten zur Strukturierung mit frei wählbarer Granularität. Alle Features nach und nach erweiterbar z. B. Genehmigungs-Workflows, Entscheidungsmanagement u.v.m. Ausgezeichnet skalierbar und sowohl als Cloud, als auch als Onpremisse Lösung organisierbar. Confluence lässt sich ausgezeichnet integrieren und ist sehr mächtig. Es ermöglicht auch das gleichzeitige Arbeiten mehrerer verteilter Nutzer an gemeinsamen Inhalten (Artikel, Projektpläne, Entscheidungen etc. pp). Alle Inhalte liegen automatisch versioniert vor (bei Bedarf auch revisionssicher) und lassen sich per Knopfdruck im Layout des Unternehmens nach Word, PDF oder vieles andere exportieren.

Anhänge an Einträge, wie Dokumente oder Tabellen können von der mächtigen Suche mitdurchsucht werden und die Nutzungsrechte/Zugangsberechtigungen können leicht nach Bedarf eingestellt werden und sind flexibel und mächtig. Ein eigenes, offenes Ökosystem an Integrationen (z. B. für Visualisierungen, Compliance etc.) machen Confluence zusätzlich wandelbar. Zu guter Letzt sei gesagt, dass das Lizenzmodell mit Nutzeranzahl skaliert und Confluence somit für kleine Organisationen praktisch kostenlos zur Verfügung steht.

Ein ganz guter Überblick dazu (auf Englisch) findet sich hier. 

Möglichkeiten zur Interaktion

• Die Zusammenarbeit der Kolleg*innen funktioniert am besten, wenn sie Werkzeuge haben, die sie bei der Integration ihrer Arbeit miteinander unterstützen. Das bedeutet Transparenz, wer gerade an was arbeitet, wo Hilfe benötigt wird oder der Fortschritt stagniert. Idealerweise geschieht dies mit einem digitalen Kanban Board oder Scrum Instrumenten, die die Möglichkeit bieten, per Links oder Verweisen direkt auf verbundene Einträge im Wissensmanagement System (s.o.) zu verweisen bzw. automatisch Benachrichtigungen an Kolleg*innen verschickt, falls es zu Überschneidungen oder für sie potentiell interessanten Änderungen kommt.
• Die Möglichkeit von Teams, an einzelne Mitarbeiter*innen oder bestimmte Gruppen Benachrichtigungen zu Vorkommnissen oder Rückfragen zu adressieren, ohne anrufen zu müssen. (z. B. Systemüberwachung oder Benachrichtigungen bei organisatorischen Veränderungen oder Notwendigkeiten) ist ebenfalls wichtig.
• Kalenderintegration, um Verfügbarkeiten in Überlegungen und Planungen einbeziehen zu können und diese nicht nachträglich recherchieren zu müssen, gehört dazu.
• Neben der Einführung entsprechender Werkzeuge, um verschiedene Formen der Kommunikation effizient und nach Dringlichkeit nutzen zu können, braucht es auch eine Vorstellung, wie man das einsetzt. Was man sofort wissen muss, erfragt man per Telefon, was Zeit hat per Email, was dazwischen liegt z. B. über das interne Messaging-Werkzeug über entsprechende Nachrichten.

ERFAHRUNGSWERTE: 

Aufgaben / Projekte sind sehr unterschiedlich. Auch hier gibt es ausgezeichnete Erfahrungen mit einem Atlassian-Produkt, insbesondere wenn man sich beim Wissensmanagement für Confluence entschieden hat. Als Workflow basiertes Ticketsystem ist Atlassian Jira ausgesprochen mächtig und das gilt auch dafür, dass man es eben beliebig einfach gestalten kann. Man kann Prozesse aller Art darin modellieren, mit Zuständigkeiten, Aufgabenzuständen, Übergängen, Freigaben und was man sonst noch so braucht, hantieren. Es unterstützt vollständig SCRUM und KANBAN mit virtuellen Boards, Benachrichtigungen, Zugriffssteuerung, GANT Übersichten etc.

Natürlich muss man nicht mit einem „Powertool” wie Jira anfangen, sondern kann auch deutlich kompakter und einfacher einsteigen und z. B. ein leichtgewichtiges Aufgabenverwaltungstool verwenden, z. B. in Szenarien, wo Kolleg*innen und Mitarbeitende, die viel unterwegs sind und meist über Mobilgeräte Aufgaben abholen, weitergeben oder erstellen, ist ToDoist ein hervorragendes Werkzeug, das auch über IFTTT Dienste wie Zapier hervorragend in andere Werkzeuge integrierbar ist.

Ein ganz guter Überblick bzw. ein nettes Anwendungsbeispiel findet sich hier.

Digitale Zusammenarbeit

• Viele Themen benötigen den Input von mehr als einer Person. Gleichzeitig an den gleichen Inhalten (wie z.B. einem Dokument) arbeiten zu können, ohne fürchten zu müssen, gegenseitig Änderungen ungewollt zu überschreiben oder  Arbeit doppelt zu machen, wird durch Funktionen ermöglicht, bei der Inhalte gemeinsam bearbeitet werden können und in Echtzeit jeder Bearbeitende den Cursor und die Arbeit der Mitarbeitenden mitbekommt.
• Videokonferenzen mit ein paar Klicks zusammenstellen zu können, etwa für ein Teammeeting, ein kurzes Training oder eine Entscheidungsfindung, ist essenziell. Dabei ist wesentlich, dass alle Teilnehmer*innen eingebunden und gegenseitig sichtbar sind. Gerade wenn man nicht zusammensitzen *kann*, ist dies der nächstbeste Weg, der über alle Plattformen hinweg funktionieren sollte – egal ob am PC, am Mac, am Tablet oder am Smartphone.
• Die Möglichkeit, umschwenken und auf Veränderungen schnell, einfach und direkt reagieren zu können, hängt wesentlich von der Einfachheit bei der Bedienung und technischen Funktionsfähigkeit dieses Elements ab.

ERFAHRUNGSWERTE:

Hier ist Slack ein Werkzeug, das vielfach eingesetzt wird und ausgezeichnet bewiesen hat, wie man Einfachheit, Zuverlässigkeit und Stabilität vereinen kann. Der Übergang zwischen verschiedenen Plattformen ist einfach und sicher möglich. Video-Konferenzen mit mehreren Teilnehmer*innen kein Problem. Die Messenger Funktionalität ist ausgezeichnet und es macht einfach Spaß, Slack zur asynchronen Kommunikation einzusetzen. Das Ökosystem zur Integration weiterer Funktionen, sog. Slack-Apps ist breit und ganz hervorragend ausgebaut. Es gibt fast keine Anwendungsfälle, die sich damit nicht abbilden lassen und falls doch, bieten IFTTT mit Integrationen wie Zapir eine hervorragende Möglichkeit zur Anpassbarkeit. Kommunikation kann zudem themen- oder projektbezogen in Kanäle aufgeteilt und von kanalspezifisch benannten Moderator*innen betreut werden. Klare Empfehlung….und natürlich darf auch hier ein Verweis (auf Englisch) nicht fehlen: Slack.

Wer aber nur Audio- und Video- (Gruppen)- Gespräche bzw. Messaging möchte, ist mit dem (mittlerweile erwachsen gewordenen und aus der wilden Microsoft-Übernahme Zeit gestärkt hervorgegangenem) Skype gut beraten. Einer der klaren Vorteile ist hier die Einfachheit, mit der auch Dritte per Link in Konferenzen eingeladen werden können und die allgemeine, sehr direkte und basale Nutzerführung.

FAZIT

Es gibt keine Wundermittel. Was es gibt sind schnell wirksame Lösungen aus der Kombination von Organisation und Technik.

All diese Dinge lassen sich nicht über Nacht herbeizaubern. Weder hilft es, einfach eine neue Software einzuführen, die es dann richten soll, noch ist es eine Lösung, den Mitarbeitenden Flexibilität und Anpassungsfähigkeit verordnen zu wollen. Bei der Einführung agilen Arbeitens hat sich eine Kombination aus psychosozialen, coachenden und beratenden Maßnahmen im Zusammenspiel mit technischen Werkzeugen und Instrumenten als äußerst wirkungsvoll erwiesen.

Agile Arbeitsweisen und die Möglichkeiten digitale Arbeitsmittel effizient einzusetzen.

Ich freue mich, wenn Sie mich darauf ansprechen!

Dieser Artikel erschien zuerst im perspect-Blog: https://www.perspect-gmbh.de/Blog/42/Wann-genau-agiles-Arbeiten-und-digitale-Arbeitsmittel-Vorteile-schaffen–Teil-1/